L’importance d’un processus d’intégration des contractuels personnalisé

Comment un processus d'intégration personnalisé créé des relations fructueuses

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J’ai récemment eu une conversation avec une employée contractuelle qui travaillait pour l’une de nos entreprises clientes. Elle m’a dit combien elle avait apprécié le processus d’intégration et le soutien continu qu’elle avait reçu tout au long de son mandat. Elle a apprécié la diligence du processus et a eu l’impression d’être traitée comme un être humain et non comme un numéro ou simplement comme la somme de ses compétences. Elle a exprimé à quel point notre processus était différent de ses autres expériences en tant que contractuelle.

J’ai réalisé que ce que nous considérons comme une évidence chez Experience AI, au cœur de notre culture professionnelle – à savoir agir de façon responsable et considérer nos contractuels comme étant plus que de simples numéros – n’est pas toujours la norme pour d’autres cabinets de recrutement.

Les recruteurs disparaissent souvent dès que leur candidat est placé et qu’ils ont reçu leur commission. Les contractuels doivent alors naviguer entre leur contrat et le processus d’intégration sans avoir beaucoup – voire aucun – contact avec un être humain. Cela peut sembler déroutant et totalement impersonnel. Les contractuels ne savent pas à qui s’adresser s’ils ont des questions ou doivent régler un problème.

Le processus d’embauche peut s’avérer déstabilisant pour n’importe quel candidat. Et c’est particulièrement le cas pour les nouveaux arrivants au Canada qui ne connaissent pas encore nos lois et façons de faire, les nouveaux diplômés qui n’ont pas encore une grande expérience du marché du travail et tout candidat sans expérience du travail contractuel.

Lara et Martin, les fondateurs d’Experience AI, souhaitaient aborder le processus de recrutement sous un autre angle. Il était primordial pour eux de garantir que le processus entourant la signature de contrat soit mené avec rigueur mais aussi bienveillance, et soit centré sur le bien-être du contractuel.

Chez Experience AI, l’embauche d’un candidat n’est que le début d’une relation qui, si elle est entretenue avec soin, peut devenir une relation au long terme, profitable tant pour nos contractuels et nos clients que pour notre compagnie.

Vu les conditions actuelles du marché du travail, il est difficile de trouver des candidats talentueux. Alors, quand nous trouvons de tels candidats, nous voulons qu’ils se sentent bien à l’idée de travailler avec nous. En fin de compte, plus l’expérience d’un contractuel avec Experience AI est positive, plus il est à même de produire un travail de qualité pour nos clients.

Gros plan sur les processus d’intégration des contractuels chez Experience AI

Plusieurs années avant la pandémie, j’ai mis en place la rationalisation de notre processus d’intégration des contractuels pour le rendre aussi efficace et dématérialisé que possible, tout en offrant une approche centrée sur l’humain. Le temps investi afin d’améliorer nos processus et de développer de multiples améliorations virtuelles a vraiment payé! Lorsque la pandémie a frappé, nous avons pu continuer à travailler sereinement, dans un environnement entièrement virtuel.

En plus de ces améliorations virtuelles, notre processus est :

  • Authentique et dynamique : lorsque je me réveille le matin, je suis vraiment heureuse d’être à mon bureau et de commencer ma journée de travail; c’est un vrai bonheur pour moi! Et quand je parle à nos contractuels, ce sentiment transparaît dans la conversation. Ils sentent que j’aime ce que je fais et que je suis ravi d’apprendre à les connaître et de les voir se joindre à nous. Ils apportent cette énergie positive avec eux dans leur nouveau poste.
  • Rigoureux et efficace : nous organisons une réunion avec chaque contractuel pour leur présenter leur contrat. L’objectif de ces réunions est de s’assurer que chaque contractuel comprend parfaitement le contrat qu’il signe, quel est le processus de paiement et à qui s’adresser s’il a besoin d’aide. Ils ont également la possibilité de poser leurs questions en direct. Ce processus évite les échanges de courriels superflus ainsi que les mauvaises surprises. Il offre aux contractuels tranquillité d’esprit et clarté.
  • Personnel et centré sur l’humain : plus important encore, notre processus a été conçu pour valoriser le contractuel en tant qu’être humain ayant des besoins et des expériences personnels. Cette approche personnelle renforce la confiance et favorise dès le départ une bonne communication. Surtout dans les environnements de travail à distance, il est primordial pour moi de faire savoir aux contractuels qu’il y a un humain disponible derrière leur écran!

Ce que signifie notre processus pour nos cliens.

Une fois le processus d’intégration terminé, si nos contractuels me disent : « Tout est clair pour moi, je suis prêt à commencer le travail », alors j’ai le sentiment d’avoir bien fait mon travail.
Cette relation de confiance mutuelle est mon objectif final, car elle est le point de départ d’une expérience de travail positive.

Pour nos clients, une expérience d’intégration personnalisée de haute qualité signifie que nos contractuels se sentent pris en charge et soutenus. Ils arrivent au travail le premier jour, confiants et prêts à tout donner. Nous veillons à ce qu’ils sachent que nous sommes toujours là pour agir en tant qu’intermédiaire, pour répondre à toutes leurs questions et pour les aider à trouver des solutions aux problèmes qui pourraient survenir.

C’est ce que j’aime dans mon travail : la capacité de créer un réel impact tant auprès de nos contractuels que de nos clients. Nos clients accomplissent des choses incroyables et ont des objectifs ambitieux. Quand les relations que nous cultivons avec nos contractuels se traduisent par un dévouement, une productivité et un travail de qualité qui permettent à nos clients d’atteindre leurs objectifs, c’est pour moi une victoire professionnelle.

Finalement, tout le monde sort gagnant! Nos contractuels se sentent bien, ils travaillent assidûment, et nos clients sont satisfaits; puis de nombreux contractuels font à nouveau appel à nous pour leur prochain contrat. Il faut croire que nos méthodes sont les bonnes et portent leurs fruits; ce qui nous motive tous à continuer de donner le meilleur de nous-même!

Aidy Oni est Directrice, ressources humaines & comptabilité chez Experience AI Solutions.